Ricoh Smart Integration Control+: ottimizzazione della gestione documentale

Ricoh Smart Integration Control+

Ricoh Smart Integration Control+: ottimizzazione della gestione documentale

Nel contesto attuale, le aziende italiane sono sempre più orientate verso soluzioni basate sul cloud per migliorare la produttività, ridurre i costi e garantire un’elevata sicurezza dei dati. La piattaforma Ricoh Smart Integration Control+ (RSI Control+) si inserisce perfettamente in questa tendenza, offrendo una gestione completa e sicura dei dispositivi multifunzione, senza la necessità di server dedicati. Scopriamo insieme i principali vantaggi e funzionalità di questa soluzione innovativa.

Una gestione documentale sicura e flessibile

Uno dei punti di forza di RSI Control+ è la stampa sicura. Grazie a un sistema di autenticazione tramite badge, PIN o credenziali personali, ogni utente può rilasciare i propri documenti solo dopo aver confermato la propria identità. Questo evita che documenti sensibili vengano lasciati incustoditi sui dispositivi di stampa, riducendo i rischi di perdita di dati aziendali.

La funzionalità di Pull Printing, conosciuta anche come Follow You Printing, consente di stampare documenti da qualsiasi dispositivo multifunzione presente in azienda. È sufficiente l’autenticazione su una delle MFP configurate per visualizzare la propria coda di stampa e decidere se rilasciare il documento, modificarne le impostazioni o cancellarlo. Questa flessibilità aumenta l’efficienza, evitando sprechi e ottimizzando l’uso delle risorse aziendali.

Stampa mobile e monitoraggio in tempo reale

In un mondo in cui lo smart working è sempre più diffuso, la possibilità di stampare direttamente da smartphone e tablet è diventata una necessità fondamentale. Con l’app gratuita Smart Device Connector, gli utenti possono inviare in stampa foto, email, allegati e documenti ovunque si trovino, garantendo massima flessibilità operativa. Questo livello di accessibilità si integra perfettamente con l’approccio cloud della piattaforma, che permette agli utenti di lavorare in mobilità senza compromettere la sicurezza.

Per le aziende che dispongono di più sedi o di uffici distribuiti su diversi piani, il monitoraggio remoto delle apparecchiature rappresenta un grande vantaggio. Grazie al portale Workplace di Ricoh Smart Integration, i responsabili IT possono verificare in tempo reale lo stato delle apparecchiature, i livelli di toner, eventuali malfunzionamenti e altro ancora. Questo sistema di gestione centralizzato riduce i tempi di inattività e permette di intervenire tempestivamente su qualsiasi problema.

Reportistica dettagliata e ottimizzazione delle risorse

RSI Control+ offre strumenti avanzati di reportistica che permettono di monitorare l’utilizzo delle apparecchiature di stampa per utente, dispositivo o gruppo. I report possono essere pianificati o richiesti on-demand, fornendo un’analisi dettagliata che aiuta a ottimizzare l’uso delle risorse. Le aziende possono così identificare facilmente gli sprechi, valutare le necessità reali e adottare misure per ridurre i costi operativi.

Digitalizzazione e OCR: una spinta alla produttività

La digitalizzazione dei documenti è diventata essenziale per molte aziende, soprattutto in settori dove l’archiviazione cartacea è ancora presente. RSI Control+ semplifica questo processo grazie alla funzione di Scan to My E-mail o Scan to E-mail, che permette di inviare i documenti scansionati direttamente a indirizzi email preconfigurati. L’integrazione con la tecnologia OCR (Optical Character Recognition) consente di convertire i documenti scansionati in formati digitali editabili come PDF, Word o Excel, riducendo il tempo necessario per la gestione dei file e aumentando la produttività del personale.

Perché scegliere RSI Control+

Le aziende italiane possono trarre numerosi vantaggi dall’adozione di RSI Control+. Ecco alcuni motivi chiave per cui questa soluzione è ideale per la tua azienda:

    • Sicurezza: La gestione centralizzata delle stampe e l’autenticazione utente garantiscono la massima protezione dei documenti.
    • Efficienza: L’automazione dei flussi di lavoro e la stampa da dispositivi mobili aumentano la flessibilità operativa.
    • Monitoraggio continuo: Il controllo remoto delle apparecchiature assicura un monitoraggio costante e interventi rapidi in caso di necessità.
    • Riduzione dei costi: RSI Control+ elimina la necessità di server dedicati, riducendo le spese IT e migliorando la sostenibilità aziendale.

Conclusione 

La piattaforma Ricoh Smart Integration Control+ rappresenta una soluzione completa per la gestione sicura ed efficiente delle apparecchiature multifunzione. Integrando funzionalità avanzate come la stampa mobile, il monitoraggio remoto e l’OCR, RSI Control+ aiuta le aziende a migliorare la produttività e a ottimizzare l’utilizzo delle risorse, il tutto senza compromettere la sicurezza. Se la tua azienda è pronta per il salto nel futuro del cloud, Repro Ufficio è qui per guidarti in ogni fase del percorso.

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